Gästemanagement

Gästemanagement

Gästeliste managen, Einladungen versenden, Sitzpläne erstellen und für Rückfragen bereit stehen – da kann auch bei kleinen Hochzeitsgesellschaften ganz schön was zusammenkommen.

Die Gästeliste

Einer der ersten Punkte mit dem man sich als künftiges Ehepaar bei der Planung seiner Hochzeitsfeier auseinandersetzen sollte. Je nachdem, wie viele Gäste erwartet werden, gilt es, die passende Location, das passende Speisenangebot und natürlich auch das Budget zu evaluieren.

Tipp von uns:

Plant nie zu knapp, ggf. könnte kurzfristig doch noch der Onkel aus Schottland + Familie die Möglichkeit finden, zu eurer Hochzeit zu kommen. Ebenfalls kann es natürlich passieren, dass ein paar Gäste kurzfristig verhindert sind.

Wie schreibe ich eine Gästeliste?

Am besten setzt ihr euch – gern auch mit der Familie und die engsten Freunde – zusammen und überlegt gemeinsam, wer denn alles eingeladen werden soll. Ob Nachbarn, Arbeitskollegen, Freunde, Familie, alte Studienbekannte oder der Sportverein; beim aufsetzen der Gästeliste kann es schnell passieren, dass einem auf einmal alle möglichen Menschen einfallen, die man gern dabeihätte.

Sammelt all eure Gäste am besten in einer Excel Tabelle. Legt am besten auch eine Sparte für Anmerkungen an. Dort kann man z.B. vermerken, wenn ein Gast möglicherweise nicht teilnehmen kann da ein Auslandsaufenthalt ansteht oder ähnliches.

In eurer Gästeliste könnt ihr ebenfalls dokumentieren, wer mit wie vielen Personen auf eure „Save The Date – RSVP“ Karte zugesagt hat, und wer ggf. auch abgesagt hat.

Eine gut geführte Gästeliste ist die halbe Miete und hilft euch im späteren Verlauf bei der Planung eurer Location, Bestuhlung, Dekoration, Speisen, Getränke, etc.

Hochzeits-Dienstleister (Locations, Caterer, Dekorateure) sind es gewöhnt, dass die Anzahl der Hochzeitsgäste auch kurzfristig noch variieren können. Am besten gebt ihr einen Rahmen wie z.B. 150-180 Personen an und sprecht mit den jeweiligen Dienstleistern einen Zeitpunkt ab, zu dem eine finale Info über die Gästeanzahl zur Planung an die jeweiligen Dienstleister weitergegeben werden muss.

Generell gilt: Umso früher man eine Tendenz der gesamten Gästeanzahl hat, umso besser.

Gästemanagement

Sind alle Einladungen vorbereitet und verschickt, wer hat noch nicht geantwortet, haben wir jemanden vergessen? Wer kommt wann, wer kommt mit wem, wer hat zugesagt, wer hat abgesagt, wie viele Kinder werden da sein, brauchen wir separate Räume wie z.B. einen Still-Raum für die junge Mama oder einen Raum in dem die kleinen Gäste sich zu späterer Stunde hinlegen und ein Schläfchen machen können? Ist die Location Barrierefrei, sodass auch Opa mit seiner Geh-Hilfe überall hinkommt?

Um auch den Hochzeitsgästen einen wunderschönen und komfortablen Aufenthalt zu ermöglichen gibt es in der Vorbereitung einiges zu beachten. Sofern man keinen Hochzeitsplaner engagiert hat, der das Gästemanagement übernimmt, steht man selbst stetig in Kontakt mit seinen Hochzeitsgästen und kümmert sich um alle anfallenden Bedürfnisse und Sonderwünsche. Dies kann vor allem in den Wochen vor der Hochzeit etwas chaotisch werden, kurzfristige Änderungen sind nicht unüblich.

Was für einen Sitzplan sollen wir nehmen?

Pauschal kann man das natürlich nie sagen. Es kommt hier auf die Gästeanzahl und den vorhandenen Platz in der Location an. Eventlocations haben meistens vorgefertigte Sitzpläne inkl. einer Auswahl an verschiedenen Stuhl- & Tisch- Varianten. Wenn ihr z.B. runde Tische wünscht, solltet ihr vorab mit den Locations klären, ob dies bei eurer angesetzten Gästeanzahl möglich ist (runde Tische brauchen nämlich einiges an Platz mehr als eckige/Bankettbestuhlung).

Legt für die Bestuhlung also zuerst fest, welche Möglichkeiten für euch in Frage kommen und sprecht dies dann mit potentiellen Hochzeitslocations ab.